Vai trò & phạm vi nhìn thấy

Bị xoá khỏi dự án thì mất quyền xem các task của dự án đó, kể cả task mình đang là PIC (trừ nhóm quản lý). Mọi quyền đều do máy chủ kiểm tra lại, không phụ thuộc nút hiện trên màn hình.

Vòng đời một công việc (task)

1. 1
   To do— người tạo / PIC

   Task mới. PIC nhận việc và bấm Bắt đầu làm.
2. 2
   Doing— PIC / người cùng phụ trách

   Đang làm. Làm xong bấm Gửi review (hoặc quay về To do).
3. 3
   Review— PIC gửi · PIC dự án duyệt

   Chờ kiểm tra. Task thuộc 1 dự án: chỉ PIC của đúng dự án đó (hoặc Admin/BOD) mới Duyệt hoàn thành — người tạo dự án không duyệt được nếu không đồng thời là PIC dự án. Task rời: nhóm quản lý (Admin, BOD, HR, Quản lý) duyệt. Chuyển Review → Doing (trả lại, hoặc người làm tự rút về) luôn phải ghi lý do và được đếm thành "trả lại N×" trên bảng task.
4. 4
   Done— PIC dự án · Admin/BOD · quản lý (task rời)

   Đã duyệt xong. Nhóm quản lý có thể Mở lại về Doing nếu cần. Người có quyền duyệt cũng có thể chuyển thẳng một task sang Done.

Mức ưu tiên của task: Thấp / Trung bình / Cao / Khẩn — chọn khi tạo hoặc sửa task (mặc định Trung bình), hiện thành nhãn nhỏ dưới tên task và trên thẻ Kanban.

Giao cho nhiều người: khi tạo task chọn PIC (người phụ trách chính) và tick thêm Cùng phụ trách — mọi người được chọn đều nhận thông báo, thấy task ở "Của tôi", đổi được trạng thái; bảng task hiện "PIC +N".

Người đổi được trạng thái: PIC, người cùng phụ trách, người tạo task, hoặc nhóm quản lý xem được task. Xoá task: người tạo khi task còn To do, hoặc Admin/BOD. Kanban chỉ cho thả vào cột hợp lệ theo đúng quyền của bạn.

Checklist: mỗi mục bắt buộc có PIC (chọn được nhiều người) và hạn; PIC nào của mục cũng tự tick xong được (ngay trên bảng task). Chuyển giao PIC của task thuộc dự án: PIC hiện tại gửi yêu cầu, PIC dự án duyệt; người tạo / PIC dự án đổi trực tiếp được.

Cột File: dán đường dẫn file (vd Google Drive, Docs) ở ô "Link file" khi tạo/sửa task — bảng task hiện chữ Link, bấm vào mở file ở tab mới.

Dự án

• Tạo dự án ở trang Dự án (Admin, BOD, HR, Quản lý): tên, bộ phận / team, ưu tiên, mốc thời gian.
• Người tạo và PIC dự án là 2 vai trò tách biệt (mặc định người tạo cũng là PIC dự án). Người tạo dự án quản lý hành chính: thêm / xoá thành viên, sửa thông tin, lưu trữ, đóng dự án, viết banner Cập nhật của PO — chỉ người tạo, Admin và BOD được thêm thành viên. PIC dự án điều hành chuyên môn: là người duy nhất (cùng Admin/BOD) duyệt task của dự án, viết banner Cập nhật từ PIC. Đổi PIC dự án qua nút ⋯ ở thẻ Thành viên (chỉ người tạo / Admin / BOD).
• Đóng dự án: chọn ngày hoàn tất → mọi task chưa xong (To do / Doing / Review) tự chuyển Done, dự án chuyển Hoàn tất và vào mục Lưu trữ.
• Danh sách dự án gom theo team, có lọc bộ phận / team, sắp xếp và chip lọc sức khoẻ (Đúng tiến độ / Có rủi ro / Trễ hạn).

Recap Meeting — cách dùng

1. 1
   Tạo cuộc họp— bất kỳ ai

   Bấm + Cuộc họp: tiêu đề, ngày giờ, địa điểm / link, người chủ trì, người tham dự (nhận thông báo mời). Gắn dự án thì chỉ chọn được dự án bạn xem được.
2. 2
   Họp xong, ghi biên bản— chủ trì · người tạo · quản lý

   Mở buổi họp, viết Biên bản cuộc họp (cột trái) rồi bấm Lưu. Ai xem được buổi họp đều bình luận được, gõ @ để nhắc tên.
3. 3
   Link tài liệu & action item— người xem được buổi họp

   Cột phải: thêm Link tài liệu và Action item. Action item chính là task (có PIC, hạn) — hiện luôn ở trang Công việc và trong dự án.
4. 4
   Xem lại— mọi người tham gia

   Mục Recap trước đó liệt kê các buổi cùng dự án (hoặc cùng chuỗi lặp), mới nhất trước; chấm xanh = đã có biên bản.

Lời mời Google Calendar (khi Admin bật trong Cài đặt): tạo cuộc họp là người chủ trì + người tham dự nhận lời mời lịch kèm link Google Meet qua email — gửi vào "Email nhận lịch họp" của từng người nếu Admin đã điền (vd email @lkfnb.com), không thì email đăng nhập. Sửa giờ / địa điểm / người dự thì Calendar gửi email cập nhật; xoá cuộc họp thì gửi email huỷ. Cuộc họp chưa ghi địa điểm sẽ được điền link Meet.

Họp lặp lại: khi tạo, chọn Lặp lại (hằng ngày / hằng tuần / 2 tuần / hằng tháng) và tuỳ chọn "Lặp đến ngày". Hệ thống tự sinh buổi kế tiếp mỗi sáng (khoảng 7 giờ) khi Admin đã bật Lịch tự động trong Cài đặt; buổi mới kế thừa dự án, chủ trì, giờ, địa điểm, tags và người tham dự của buổi gần nhất (cộng thành viên dự án hiện tại). Chuỗi dừng khi quá ngày "Lặp đến" hoặc dự án đã lưu trữ.

Trang danh sách: mặc định chỉ hiện buổi liên quan đến bạn (chủ trì hoặc được mời); bấm Tất cả để xem mọi buổi bạn có quyền xem. Gom theo dự án, mặc định thu gọn — bấm tên dự án để mở; mỗi buổi có nhãn "Tuần XX", 2 buổi liền nhau cách hơn 10 ngày hiện dòng "cách N tuần không có recap". Tìm theo tên họp, chủ trì, dự án, team; lọc team, người chủ trì, Có recap / Chưa có recap. Xoá buổi họp: người tạo hoặc Admin/BOD.

Công việc & Báo cáo

• Công việc: Của tôi (bạn là PIC / cùng phụ trách) · Chờ duyệt · Tất cả task bạn xem được; lọc trạng thái, team, dự án, người phụ trách, hạn (quá hạn / hôm nay / 7 ngày tới / tháng này / chưa có hạn); lọc mức ưu tiên; sắp xếp theo trạng thái, hạn gần nhất, ưu tiên (của task, rồi của dự án), mới tạo; kiểu xem Kanban, Bảng (gom theo dự án), Danh sách, Lịch, Gantt. Tab Tasks của dự án có cùng bộ lọc.
• Nhắc hạn (khi Admin bật Lịch tự động trong Cài đặt): mỗi sáng hệ thống nhắc PIC + người cùng phụ trách các task đến hạn hôm nay / ngày mai / quá hạn, nhắc PIC của từng mục checklist đến hạn, nhắc người duyệt task chờ lâu và người dự họp hôm nay — trong app (Thông báo) và qua email nếu bật email.
• Báo cáo tuần / tháng: mỗi người 1 báo cáo mỗi kỳ (tuần ISO hoặc tháng) gồm 3 mục Đã làm · Đang làm · Sắp làm; trạng thái Nháp → Đã gửi. Bên dưới là báo cáo của team trong phạm vi bạn được xem.

Thông báo & @nhắc tên

• Gõ @ trong bình luận của task / cuộc họp để gợi ý tên. Người được nhắc chỉ nhận thông báo nếu xem được task / cuộc họp đó; lượt nhắc hiện ở Nhắc đến bạn (Tổng quan và trang Thông báo).
• Trang Thông báo: Tất cả / Nhắc đến bạn / Chưa đọc; bấm một thông báo để mở thẳng task, dự án hoặc cuộc họp. Email kèm thông báo chỉ gửi khi Admin bật trong Cài đặt.

Tìm nhanh

Bấm ô Tìm kiếm… trên cùng hoặc nhấn ⌘K (Mac) / Ctrl+K (Windows): tìm trang, dự án, công việc, cuộc họp, thành viên — gõ không dấu vẫn ra. ↑ ↓ chọn, Enter mở, Esc đóng. Chỉ hiện những gì bạn được xem.